TeamsとSharePointの関係性が今一つわからないことはないでしょうか？チームメンバーや外部ユーザーに対する適切なアクセス権限の設定方法が分からず、情報セキュリティの確保に不安を感じることがありませんか？SharePointサイトや特定のページをTeamsのタブとして追加する手順が分からず、連携に戸惑うことがありませんか？
これらについて質問したきた会社のメンバーに、筆者からこの投稿記事の説明して解決してきました。皆さんにも情報共有します。
- TeamsとSharePointの関係性が明確にわからない方
- 適切なアクセス権限の設定方法が分からない方
- TeamsとSharePointの連携が分からない方
- TeamsとSharePointの関係性が分かります。
- 適切なアクセス権限の設定方法が分かります。
- TeamsとSharePointの連携が分かります。
TeamsとSharePointの関係性
Microsoft TeamsとSharePointは、Microsoft 365の中核を成すコラボレーションツールであり、密接に連携しています。
Teamsはリアルタイムのコミュニケーションや共同作業を促進するプラットフォームで、チャット、ビデオ会議、タスク管理などの機能を提供します。
一方、SharePointはドキュメントの保存、管理、共有を行うためのプラットフォームで、組織内の情報を体系的に整理するのに役立ちます。
Teamsで新しいチームを作成すると、自動的に対応するSharePointのチームサイトが生成されます。
このチームサイトは、チーム内のファイルやドキュメントを保存する場所として機能し、Teams内の「ファイル」タブから直接アクセスできます。つまり、Teamsで共有されたファイルはバックエンド（裏側)でSharePointに保存されており、両者はシームレスに統合されています。
TeamsでSharePointサイトを作成するメリット
- シームレスなファイル共有と共同編集
- Teams内で共有されたファイルは、バックエンドでSharePointに保存されます。これにより、チームメンバーはTeams上でリアルタイムにファイルの共同編集が可能となり、情報共有が円滑に進みます。
- アクセス権限の一元管理:
- Teamsで設定したメンバーシップや権限は、対応するSharePointサイトにも自動的に反映されます。これにより、ユーザー管理やアクセス権限の設定が一元化され、セキュリティ管理が容易になります。
TeamsのSharePointを活用して企業内サイトを作成する方法
Microsoft TeamsでSharePointを活用して企業内サイトを作成する手順を以下にまとめました。
- 手順１SharePointサイトの作成
Teamsの左側メニューから「チーム」を選択し、新しいチームを作成します。
チーム作成後、自動的に関連付けられたSharePointサイトが生成されます。
- 手順２サイトのテンプレート適用
Teams内の「ファイル」タブから「…」→「SharePointで開く」をクリックします。
「サイトテンプレートを適用」エリアで「開始する」を押します。
または「サイトのデザインを開始」ダイアログで、「テンプレートを参照」を押してください。
テンプレートを選択します。
「テンプレートを使用」を押します。
「サイトの編集」ボタンを押して、レイアウトやデザインをカスタマイズします。必要に応じて、新しいページやセクションを追加し、コンテンツを整理します。カスタマイズは後段で説明いたします。
- 手順３権限の設定
SharePointサイトの「設定」から「サイトの権限」を選択します。チームメンバーや外部ユーザーに適切なアクセス権を割り当て、情報のセキュリティを確保します。
詳細はこちらの過去投稿をご確認ください。
これらの手順を踏むことで、TeamsとSharePointを効果的に連携させ、企業内の情報共有やコラボレーションを促進するサイトを構築できます。
SharePointサイトのカスタマイズ方法
- 手順１テーマの変更
右上の「設定」アイコンから「外観の変更」を選択します。
「テーマ」をクリックし、表示されるテーマ一覧から好みのものを選択し、「保存」をクリックして適用します。
- 手順２ヘッダーのカスタマイズ
「外観の変更」を選択し、メニュー内の「ヘッダー」を選択します。
レイアウト（ミニマル、コンパクト、標準、拡張）を選び、必要に応じて背景色やサイトロゴを設定します。設定後、「保存」をクリックして変更を反映します。
- 手順３ナビゲーションの設定
「外観の変更」を選択し、「ナビゲーション」を選択します。
メニューのスタイル（メガメニューやカスケード）を選び、サイトナビゲーションの表示/非表示を設定します。「保存」をクリックして変更を適用します。
【補足】モダンUIのカスタマイズについて
SharePointのモダンUIはクラシックUIに比べてデザインやレイアウトのカスタマイズの自由度が制限されています。クラシックUIではHTMLやCSS、JavaScriptを直接編集することで細かなデザイン調整が可能でしたが、モダンUIではこれらの直接編集が制限されており、SharePoint Framework を利用すると可能です。
クラシックUIとモダンUIについてはこちらの記事をご覧ください。
Teamsとの連携方法
TeamsでSharePointのサイトや特定のページをタブとして追加する手順は以下のとおりです。
- 手順１Teamsでタブの追加を開始
Teamsの対象となるチーム内のチャネルを開き、タブ一覧の右端にある「+」ボタンをクリックします。
- 手順２SharePointの選択
表示されるアプリ一覧から「SharePoint」を選択します。必要であれば「アプリを検索」ボックスにsharepointをインプットします。アイコンが２つ出てくる場合、どちらを選んでも同じです。
- 手順３表示するコンテンツの選択
「SharePoint」タブを追加する際、以下のオプションから表示したいコンテンツを選択できます。
- ページ: 既存のSharePointページを選択して表示します。
- リスト: SharePoint上のリストを表示します。
- ドキュメントライブラリ: 特定のドキュメントライブラリを表示します。
選択したコンテンツに応じて、表示するページやリスト、ライブラリを指定し、「保存」ボタンをクリックします。
- 手順４タブの設定
このようにタブ表示されます。
これにより、選択したSharePointのサイトやページがTeams内のタブとして追加され、チームメンバーが直接アクセスできるようになります。
また、特定のURLを持つSharePointページを表示したい場合は、タブ追加時に「ウェブサイト」アプリを選択し、表示したいページのURLを入力することで、任意のページをタブとして追加することも可能です。
この手順により、TeamsとSharePointの連携が強化され、情報共有やコラボレーションがより円滑に進められます。
チームメンバーや外部ユーザーに対する適切なアクセス権限の設定方法
Microsoft TeamsとSharePointを連携し、チームメンバーや外部ユーザーに適切なアクセス権限を設定する手順は以下のとおりです。ここで言うチームメンバーとはTeamsで作成している「チーム」に参加しているメンバーのことを指します。
Teamsでチームにメンバーを追加すると、自動的に関連するSharePointサイトの「サイトのメンバー」グループにも追加され、編集権限が付与されます。
1. チームメンバーへのアクセス権限設定
ユーザーをTeamsのチームメンバーに追加して、該当するSharePointサイトへの閲覧（アクセス）や編集などの権限を付与する場合には下記手順で設定してください。
- 手順１Teamsでの操作
Teamsの対象チームを開き、右上の「…」メニューから「チームの管理」を選択します。
「メンバー」タブで「メンバーの追加」をクリックし、追加したいユーザーの名前またはメールアドレスを入力します。
「追加」をクリックすると、ユーザーがチームにメンバーとして追加されます。
- 手順２SharePointでの対応
対応は不要です。Teamsでチームにメンバーを追加すると、自動的に関連するSharePointサイトの「サイトのメンバー」グループにも追加され、編集権限が付与されます。
2.チームメンバー以外へのSharePoint権限設定
Teamsのチームメンバー以外で、該当するSharePointサイトへの閲覧（アクセス）や編集などの権限を付与する場合には下記手順で設定してください。
- 手順１設定の確認
SharePointサイトの右上にある「設定」アイコン（歯車マーク）をクリックし、「サイトのアクセス許可」を選択します。
- 手順２権限の確認
「アクセス許可」ページで、現在のユーザーとグループの権限を確認できます。
- 天順３権限の変更
特定のユーザーやグループの権限を変更する場合は、該当するユーザーまたはグループを選択し、「権限の編集」から適切な権限レベル（例：閲覧、編集、フルコントロール）を設定します。
これらの手順により、TeamsとSharePointを効果的に連携させ、チームメンバーや外部ユーザーに適切なアクセス権限を設定できます。
まとめ
TeamsとSharePointを連携させることで、効率的な情報共有とコラボレーションが可能となります。適切なアクセス権限の設定やサイトのカスタマイズを行い、企業内のコミュニケーションを円滑に進めましょう。
よろしければ引き続きこちらをお読みいただくと、知識が深まります。
コメント