背景です。本業でSharePointクラシックUIを使用したホームページを運用していました。将来を踏まえて最近モダンUIに移行作業をしています。そのホームページで、特定のドキュメントライブラリーのある条件での表示内容で一覧表を共有していました。移行作業の際、クラシックUIとはモダンUIの操作が少し異なりました。自身の忘備録も兼ねて情報共有します。
この投稿はSharePoint管理初心者が対象になります
本投稿ではMicrosoft SharePointのドキュメントライブラリーやリスト内のデータ（アイテム）を、条件を指定して絞り込んで表示する方法について説明します。
Microsoft SharePointシェアポイントとは
企業や組織がドキュメント管理や情報共有に使用するプラットフォームです。
- 「ドキュメントライブラリー」とは、SharePoint内の機能で、ファイルや文書を保存・管理するためのスペースです。
- 「リストのアイテム」とは、SharePointで管理されるリスト形式のデータ。例えば、タスク一覧や顧客情報リストなどです。
SharePointのドキュメントやリストを条件で絞り込んで表示する方法
特定の条件を設定して、必要な情報や項目のみを表示する方法です。大まかにいうと、SharePointで特定の列をフィルターしてカスタムビューを作成し表示する、という手順です。モダンUIでの説明になります。
- 手順１対象のドキュメントライブラリまたはリストを開く
SharePoint サイトにアクセスし、目的のドキュメントライブラリまたはリストを開きます。
- 手順２ビュー設定モードに入る
1. 右上にある「ビューオプション」メニュー（通常「すべてのドキュメント」や「すべてのアイテム」と表示）をクリックします。
2. メニューから「現在のビューの編集」または「新しいビューを作成する」を選択します。「現在のビューの編集」の場合には、ここを飛ばして「手順４．フィルター条件を設定」に移動してくださ。
- 手順３新しいカスタムビューを作成
１. 「新しいビューを作成」を選択すると、以下の種類のビューを選択できます：
- リスト: 標準的な表形式のビュー。
- 予定表: 日付データを基にしたカレンダー形式。
- ギャラリー: 画像やカード形式。
2. 希望のビュー形式を選択し、名前を付けます。例えば「特定条件フィルタビュー」など。
- 手順４フィルター条件を設定
1.「ビューの編集」画面に遷移します。
2. 「フィルター」セクションに移動します。
3. 対象の列を選択します。例えば「ID」「タイトル」などをドロップダウンから選択します。
4. 条件を設定します。条件1: 例えば条件を 「ID ＞ 100」と設定します。
必要に応じて複数条件を追加し、AND/ORロジックを設定します。
- 手順５必要に応じて列の表示/非表示を設定
「列」のセクションで、表示する列のチェックボックスを選択し、不要な列のチェックを外します。 必要に応じて列の順序も変更します。
- 手順６カスタムビューの保存
1. 設定が完了したら、下のほうにある「OK」をクリックします。
2. 新しいビューがリストやライブラリに適用されます。
- 手順７作成したビューを表示
1.「ビューオプション」メニューで、新しく作成したビュー名を選択します。
2. 指定した条件に基づくフィルター結果が表示されます。
SharePointのクラッシクUIとモダンUIとは？
SharePointのユーザーインターフェース（UI）は、大きく「クラシックUI」と「モダンUI」の2種類に分類されます。
クラシックUI:
- 特徴: 従来のSharePointで使用されてきたインターフェースで、階層的なサイト構造やカスタマイズ性が高いデザインが特徴です。ユーザーはCSSやマスター ページを使用して外観を変更できます。
- 制約: モバイルデバイスでの表示に最適化されておらず、最新の機能や統合には対応していない場合があります。
モダンUI:
- 特徴: 最新の技術を取り入れたインターフェースで、シンプルで直感的なデザインが特徴です。モバイルフレンドリーで、レスポンシブデザインによりデバイスに応じた表示が可能です。また、Microsoft 365の他のサービスとの統合が強化されています。
- 制約: クラシックUIで可能だった一部の高度なカスタマイズ（例: 独自のCSS適用）が制限されています。
主な違い:
- デザインとユーザーエクスペリエンス: モダンUIは最新のデザイン原則に基づき、ユーザーエクスペリエンスが向上しています。一方、クラシックUIは従来のデザインを踏襲しています。
- モバイル対応: モダンUIはモバイルデバイスでの使用に最適化されていますが、クラシックUIはそうではありません。
- カスタマイズ性: クラシックUIではCSSやマスター ページを使用した詳細なカスタマイズが可能ですが、モダンUIでは制限があります。
- 機能性: モダンUIは最新のSharePoint機能やMicrosoft 365との統合に対応しており、より柔軟で強力な機能を提供します。
一般的には、ユーザーエクスペリエンスやモバイル対応、最新機能の利用を重視する場合はモダンUIが推奨されます。一方、特定のカスタマイズや従来の機能を必要とする場合はクラシックUIが適していることもあります。
まとめ
「特定の列をフィルター」→「カスタムビューを作成」→「表示する」という表示手順です。このテクニックを用いて、SharePointで円滑な社内情報の共有をしましょう。
