PowerPointやExcelファイルのデータ量を軽くする方法

大容量のPowerPointやExcelファイルをメールで送る際、送信に時間がかかったり、受信者にうまく届かないといった経験はありませんか？実際、筆者の職場でも会議用資料の送信時にデータが重すぎて業務が滞ることがありました。そこで、ファイルの「重さ」を減らして業務をスムーズに進める方法をご紹介します。原因はほかにもあるかもしれませんが、この投稿では一般的な原因とその対策を紹介します。

パワポやエクセルが重い原因

PowerPointやExcelファイルには、写真やイラストなどの画像が多く含まれていることがあり、これが容量を大きくしてしまう原因です。

一般的には下記の方法をご存じの方が多いと思われます。

PowerPointやExcel内で画像を選択し、「図の書式」タブから「画像の圧縮」を選びます。

解像度を下げ、不要なトリミング部分を削除することで容量を減らせます。

このような手動で画像を一つひとつ圧縮するのは大変ですが、実はもっと簡単にファイル全体を軽くする方法があります。

パワポやエクセルファイルを軽くする方法

その方法とは、ファイルを画像圧縮で保存することです。操作は次の通りです。PowerPointの例で示していますが、Excelでも同様です。

「✅図のトリミング部分を解除する」のボックスにチェックが入っていることを確認してください。

「Web」まで解像度を下げていただくのがおすすめです。『電子メール用』まで解像度を下げると画像がつぶれます。

この簡単な手順を実行するだけで、ファイル内のすべての画像が圧縮され、ファイル全体の容量が劇的に軽くなります。編集が終わって出来上がった後にこの操作をすると効率的です。

このパワポやエクセルの画像圧縮方法の効果

筆者がこの方法を職場で紹介したところ、資料作成やファイル送信の時間が大幅に短縮され、例えば、10枚の写真やイラストなどの画像を含む資料であれば、3～5分の作業時間が節約できました。従来であれば画像一枚ごとに圧縮していたものが、この方法だと一発で圧縮できるためです。

まとめ

もし、ファイルの容量に悩んでいるなら、ぜひこの方法を試してみてください。操作は非常に簡単で、すぐに効果を実感できるはずです。ファイルの圧縮で、もっと効率的に仕事を進めましょう！